Datenschutz für interne Bewerber

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig

Wir haben uns zur Aufgabe gemacht, Fach- und Führungskräfte entlang ihrer persönlichen Karriereentwicklung zu unterstützen, um ihnen langfristig als Partner entlang allen Karrierephasen zur Verfügung zu stehen.

Im Mittelpunkt unserer Aufgabe steht es Ihnen gegenüber offen zu sein bezüglich der personenbezogenen Daten, die wir zu Ihnen erfassen, wie wir diese verwenden und mit wem wir diese teilen.

Wenn Sie unseren Service nutzen, erfolgt dies auf der Grundlage unserer folgenden Datenschutzrichtlinie.

DATENSCHUTZERKLÄRUNG

I. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) is diejenige Gesellschaft der nexpera-Gruppe, die im jeweiligen Einzelfall über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entscheidet. Dies kann insbesondere sein:

nexpera GmbH
Geschäftsführer: Sven Kolthof
Inhaltlicher Verantwortlicher gem. §55 Abs. 2 RStV: Sven Kolthof
Poststraße 36/7
69115 Heidelberg
Registergericht: Amtsgericht Mannheim HRB 714497

nexpera GmbH
Geschäftsführer: Sven Kolthof
Inhaltlicher Verantwortlicher gem. §55 Abs. 2 RStV: Sven Kolthof
Innere Wiener Str. 36
81667 München
Registergericht: Amtsgericht München HRB 213423

nexpera GmbH
Geschäftsführer: Sven Kolthof
Inhaltlicher Verantwortlicher gem. §55 Abs.2 RStV: Sven Kolthof
Wiesenhüttenplatz 25
60329 Frankfurt
Registergericht: Amtsgericht Frankfurt HRB 113668

nexpera GmbH
Geschäftsführer: Sven Kolthof
Inhaltlicher Verantwortlicher gem. §55 Abs.2 RStV: Sven Kolthof
Nordhofstraße 2
45127 Essen
Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf HRB 87810

nexpera GmbH
Geschäftsführer: Sven Kolthof
Inhaltlicher Verantwortlicher gem. §55 Abs.2 RStV: Sven Kolthof
Hafenweg 24a
48155 Münster
Registergericht: Amtsgericht Münster HRB 20027

nexpera Interim-Management GmbH
Geschäftsführer: Sven Kolthof
Inhaltlicher Verantwortlicher gem. §55 Abs. 2 RStV: Sven Kolthof
Poststraße 36/7
69115 Heidelberg
Registergericht: Amtsgericht Mannheim HRB 720136

Die jeweils zuständige Gesellschaft richtet sich insbesondere danach, in welchem Zusammenhang Ihre Daten verarbeitet werden (z. B. Personalberatung, Vermittlung, Interim-Management-Projekt oder sonstige Beratungsleistung).

Soweit mehrere Gesellschaften der nexpera-Gruppe bei einzelnen Verarbeitungsvorgängen arbeitsteilig zusammenwirken und gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, erfolgt die Verarbeitung als gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DSGVO. In diesem Fall haben die beteiligten Gesellschaften eine Vereinbarung über die datenschutzrechtlichen Zuständigkeiten geschlossen. Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarung stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Kontakt:
nexpera
E-Mail: datenschutz@nexpera.de
Website: www.nexpera.de

Im Folgenden gemeinsam „nexpera“.

II. Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter
Herr Dr. Ralf W. Schadowski
E-Mail: datenschutz@nexpera.de

III. Anwendungsbereich dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation gilt für alle natürlichen Personen, deren personenbezogene Daten nexpera im Rahmen von internen Recruiting Prozessen verarbeitet. Dies umfasst insbesondere:

• Personen, die sich intern bei nexpera bewerben oder von nexpera für eigene interne Vakanzen aktiv angesprochen werden

Hinweis zur Begrifflichkeit: In dieser Datenschutzinformation verwenden wir einheitlich den Begriff „Kandidat“. Soweit von „Kandidaten“ die Rede ist, sind – je nach Szenario – auch Bewerber (insbesondere Personen, die sich aktiv bewerben oder auf Stellenangebote reagieren) mitgemeint.

VI. Datenverarbeitung im Rahmen interner Bewerber

Im Folgenden die Datenverarbeitung für den Personenkreis, die sich aktiv bei nexpera für interne Positionen bewerben.

VII. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erhalten oder die uns im Zusammenhang mit einer möglichen beruflichen Zusammenarbeit zugänglich gemacht werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, soweit dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, die Bewertung Ihrer Qualifikationen und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

VIII. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden gesetzlichen Bestimmungen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen unseres Unternehmens erforderlich ist, beispielsweise zur Besetzung offener Positionen oder zur Kommunikation mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, beispielsweise zur Aufnahme in einen Talent Pool.
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden und dies für die Ausübung von Rechten oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten im Arbeitsrecht erforderlich ist.

IX. Datenlöschung und Speicherung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Erfüllung der damit verbundenen Zwecke erforderlich ist.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden Ihre Bewerbungsunterlagen und personenbezogenen Daten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben. Sofern Sie einer Aufnahme in unseren Talent Pool oder Kandidatenpool zugestimmt haben, speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, längstens jedoch für einen angemessenen Zeitraum entsprechend dem jeweiligen Verarbeitungszweck.

Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die für das Arbeitsverhältnis erforderlichen Bewerbungsunterlagen in die Personalakte übernommen und im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für Beschäftigtendaten weiterverarbeitet.

X. Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten (z. B. Name, Vorname)
• Kontaktdaten (z. B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Bewerbungs- und Karrieredaten
• Angaben zu Ausbildung, Qualifikationen und Berufserfahrung
• Zeugnisse, Zertifikate und Referenzen
• Kommunikationsdaten
• Interview- und Gesprächsnotizen
• Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeitsinformationen
• Informationen aus beruflichen Netzwerken
• Sonstige Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit einer Bewerbung oder beruflichen Kontaktaufnahme zur Verfügung stellen

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich im gesetzlich zulässigen Umfang.

XI. Herkunft der Daten

Die personenbezogenen Daten stammen grundsätzlich direkt von Ihnen oder werden von Ihnen im Rahmen einer Bewerbung, Kontaktaufnahme oder sonstigen beruflichen Interaktion bereitgestellt.

Darüber hinaus können personenbezogene Daten aus den folgenden Quellen stammen:

• beruflichen Netzwerken und Karriereplattformen (insbesondere LinkedIn und XING),
• Stellenanzeigen und Bewerbungsplattformen,
• Empfehlungen durch Geschäftspartner, Kunden, Kandidaten oder sonstige Kontakte,
• öffentlich zugänglichen Quellen, soweit die Informationen berufsbezogen sind und deren Verarbeitung datenschutzrechtlich zulässig ist (z. B. Unternehmenswebsites, Fachportale oder öffentlich zugängliche berufliche Profile).

XII. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zweck der Identifikation, Ansprache, Bewertung und Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten für offene Positionen bei unseren Kunden sowie innerhalb unseres Unternehmens. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Durchführung und Verwaltung von Bewerbungsverfahren, zur Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern, zur Prüfung fachlicher und persönlicher Qualifikationen sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Die Datenverarbeitung dient ferner der Pflege und Verwaltung bestehender Kandidatenbeziehungen, der Besetzung aktueller und zukünftiger Vakanzen sowie dem Aufbau und der Pflege von Talent Pools, sofern hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage vorliegt. Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung zudem zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und nachhaltigen Personalgewinnung und Besetzung von Fach- und Führungspositionen.

XIII. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder zur Besetzung einer Position benötigen.

Zur Durchführung unserer Recruiting- und Personalprozesse setzen wir insbesondere folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:

• Recruitee B.V. (Keizersgracht 313, NL-1016 EE Amsterdam) zur Verwaltung und Durchführung von Bewerbungsprozessen
• HR WORKS GmbH (Waldkircher Str. 28, 79106 Freiburg) zur Unterstützung personalwirtschaftlicher Prozesse
• Microsoft Ireland, One Microsoft Place, South County Business Park, Carmanhall and Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irland (insbesondere Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive) für Kommunikation, Terminorganisation, Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit.

Mit diesen Dienstleistern bestehen die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.

XIV. Internationale Datenübermittlungen

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister (exemplarisch Linked-In und herefish) haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA. Eine Datenübermittlung erfolgt nur unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO. Sofern vorhanden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, insbesondere des EU-U.S. Data Privacy Frameworks, oder geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln.

Wenn wir LinkedIn für die Identifikation und Ansprache geeigneter Kandidaten nutzen oder wenn Sie über LinkedIn mit uns kommunizieren, verarbeitet LinkedIn personenbezogene Daten in eigener Verantwortung. Nach den Angaben von LinkedIn kann dabei auch eine Verarbeitung in Drittländern, insbesondere in den USA, erfolgen. LinkedIn stützt Datenübermittlungen nach eigenen Angaben insbesondere auf geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln sowie – soweit anwendbar – auf einen Angemessenheitsbeschluss.

Wenn wir XING / onlyfy für Recherchen, Kandidatenansprache oder Kommunikation nutzen, verarbeitet die New Work SE personenbezogene Daten in eigener Verantwortung. Nach den Angaben des Anbieters kann dabei ebenfalls eine Verarbeitung in Drittländern stattfinden. Der Anbieter verweist insoweit auf geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

Wenn wir die Stepstone-Lebenslaufdatenbank nutzen oder Sie dort auf unsere Ansprache reagieren, verarbeitet der jeweilige Plattformbetreiber personenbezogene Daten in eigener Verantwortung. Nach den Angaben des Anbieters können Daten auch in Drittländern verarbeitet werden; hierfür sollen geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO bestehen.

XV. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs / Art. 32 DSGVO)

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:

• Zugriffskontrolle und Rollen-/Berechtigungskonzepte (Least-Privilege-Prinzip),
• gesicherte Übertragung und Speicherung personenbezogener Daten,
• Schutz vor unbefugtem Zugriff und vor Schadsoftware,
• Protokollierung wesentlicher Verarbeitungsschritte, soweit dies für Betrieb und Sicherheit erforderlich ist,
• regelmäßige Überprüfung und Weiterentwicklung der Sicherheitsmaßnahmen.

XVI. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber dem jeweils verantwortlichen Unternehmen der nexpera-Gruppe die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gemäß Art. 21 DSGVO,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden unter:
datenschutz@nexpera.de

Sofern Ihre personenbezogenen Daten nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben wurden, erhalten Sie die Informationen nach Art. 14 DSGVO grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats, bei erster Kommunikation mit Ihnen oder vor einer etwaigen Offenlegung, je nachdem, welcher Zeitpunkt zuerst eintritt.

XVII. Aktualität und Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation bei Änderungen der Rechtslage, unserer Geschäftsprozesse oder der eingesetzten Tools anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf Anfrage erhältlich und kann Ihnen in geeigneter Form übermittelt werden.

Stand: Juli 2026