Meetings gehören zu einem wesentlichen Teil der alltäglichen Arbeitswelt und sind unumgehbar. Obwohl ihre Relevanz unbezweifelbar ist, mangelt es ihrer Effektivität und Notwendigkeit in verschiedenen Aspekten des alltäglichen Arbeitstags. Durch unproduktive und vielzählige Meetings erfahren Unternehmen monetäre Defizite und Mitarbeitende können ihrer Arbeit nur unter Druck nachgehen. Doch wie genau sehen die Zahlen dahinter aus und wieso erfahren Meeting oftmals eine negative Reputation?
In der Arbeitswelt gehören Meetings zu den täglichen To Dos. Dennoch zeigen sie die Tendenz, ihre Signifikanz zu verfehlen und können ggfs. die Produktivität von Arbeitnehmenden stark einschränken. Global kosten unproduktive Meetings Unternehmen 37 Mrd. $ pro Jahr und nehmen 24 Mrd. Arbeitsstunden in Anspruch. Schaut man sich die Datenlagen an, wird deutlich, dass die Anzahl der wöchentlichen Arbeitsstunden, welche in Besprechungen verbracht werden, in Frage zu stellen sind. Mehr als ein Viertel (36 Prozent) der befragten Arbeitnehmenden führen an, dass sie im Durchschnitt vier bis sieben Stunden pro Woche in Terminen verbringen. Weitere 32 Prozent der Befragten geben an, dass sie sogar sieben bis zehn Stunden wöchentlich in Meetings verbringen. Ein weiterer Teil der Befragten (11 Prozent) erklären, dass sie wöchentlich ganze zehn bis dreizehn ihrer Arbeitsstunden in Besprechungen investieren.
Analysiert man nun die Faktenlage zur Aufmerksamkeitsspanne während eines Meetings, generieren die Ergebnisse einen neuen Raum die Anzahl von Besprechungen zu hinterfragen und evaluieren. Mehr als ein Viertel der teilnehmenden Befragten (32 Prozent) geben an, dass ihre Aufmerksamkeitsspanne nach 30-40 Minute signifikant sinkt. Beinahe die Hälfte (43 Prozent) der befragten Mitarbeitenden gesteht sogar, dass ihre Aufmerksamkeitsspanne nach 20-30 Minuten während eines Termins nachlässt und sie abgelenkt werden. Bloß ein geringer Teil der Arbeitnehmenden (14 Prozent) behauptet, dass sie sich bis zu 50 Minuten lang auf das Thema der Konferenz fokussieren können.
Die Frage, welche sich nun stellt, ist, wieso die Produktivität und Effektivität von Meetings in zu vielen Fällen eingeschränkt ist. Mitarbeitende geben an, dass die Produktivität ihrer Besprechungen deutlich sinkt, insofern diese keine konkrete Planung oder Struktur aufweist. Durch eine unklare Gestaltung der Konferenz fühlen sich Angestellte unmotiviert und ihre Aufmerksamkeit weist Defizite auf. Ebenfalls geben die Befragten an, dass Grund für eine verfehlte Effektivität in ihren Meetings darin resultiert, dass irrelevante und zu viele Fragen gestellt werden. Dadurch wird das eigentliche Thema verfehlt und es kommt zu keinem produktiven Abschluss des Meetings. Ebenso zeigen die Umfrageergebnisse, dass Unpünktlichkeit die Produktivität einer Besprechung immens einschränkt und zu Frustrationen führt. Anzuführen ist, dass die dargestellten Ergebnisse die negativen Aspekte von Meetings anführt und diese zu Optimierung dieser dienen und im individuellen Unternehmen zu analysieren sind.
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